Hjemmekontor etter koronapandemien
Koronapandemien førte til at norske kontorarbeidere nærmest over natten ble satt til å arbeide hjemmefra. Nå som gjenåpningen av samfunnet nærmer seg med stormskritt, stiller både arbeidsgivere og arbeidstakere seg spørsmålet om hvordan høstens jobbhverdag vil se ut. I denne artikkelen ser Advokathuset Justisia nærmere på de rettslige rammene for bruk av hjemmekontor.
Det siste halvannet året har et stort antall arbeidstakere blitt godt kjent med sitt eget hjem som arbeidssted. Mange har opplevd at hjemmekontoret gir større fleksibilitet og frihet, med spart reisetid og sparte reisekostnader, samtidig som levering til og henting fra barnehage og skole nok har gjort den klassiske tidsklemma mindre trykkende. Enkelte har bosatt seg i andre deler av landet, og andre har flyttet hjemmekontoret til hytter ved sjø eller i fjellet i lengre perioder, uten at dette har påvirket utførelsen av arbeidet.
Det er mye som tyder på at erfaringene som er høstet under pandemien vil gi varige endringer i måten man jobber på, både med hensyn til økt digitalisering og arbeidssted. Sannsynligvis vil mange arbeidstakere ha forventninger om muligheter til å arbeide hjemmefra i større utstrekning enn hva man gjorde før pandemien. Hjemmekontor vil derfor trolig bli et hyppig tema i ansettelsesprosesser fremover.
Kan arbeidstaker kreve å fortsette og jobbe hjemmefra?
Utgangspunktet er at det er arbeidsavtalen som er bestemmende for rettigheter og plikter i arbeidsforhold. De færreste arbeidstakere, og spesielt de som ble ansatt før pandemien, har arbeidsavtaler som regulerer bruk av hjemmekontor. Der arbeidsavtalen er taus, vil spørsmålet om hjemmekontor som en klar hovedregel falle innenfor arbeidsgivers styringsrett. Dette innebærer at om og eventuelt i hvilket omfang hjemmekontor skal aksepteres, er opp til arbeidsgiver å bestemme. Dersom arbeidsgiver varsler om at de ansatte skal tilbake til arbeidsgivers kontorer etter sommerferien, er dette noe som arbeidstaker må innrette seg etter.
Hjemmekontor krever skriftlig avtale
I henhold til gjeldende forskrift fra 2002 om arbeid på hjemmekontor, kreves det allerede skriftlig avtale ved bruk av hjemmekontor, bortsett fra der arbeidet er «kortvarig eller tilfeldig». Det er likevel en kjensgjerning at utbredelsen av skriftlige avtaler om hjemmekontor har vært svært begrenset til nå. Pandemien har gjort det nødvendig å oppdatere regelverket om arbeid hjemmefra.
Arbeids- og sosialdepartementet sendte nylig ut et forslag om oppdatering av forskriften om arbeid på hjemmekontor. Forslaget innebærer at arbeid som ikke er «kortvarig eller sporadisk», men som snarere er en fast ordning, krever skriftlig avtale (inkludert i eller i tillegg til den skriftlige arbeidsavtalen). Det vil eksempelvis være tilstrekkelig med én dag fast hjemmekontor per uke, for at kravet om skriftlig avtale slår inn.
Der arbeidstaker skal ha hjemmekontor som en fast ordning, må avtalen blant annet omfatte omfang og arbeidstid for hjemmearbeidet, samt eventuelle særskilte krav til arbeidstakers tilgjengelighet. Ved arbeid på hjemmekontor kan det være vanskeligere å holde oversikt over arbeidstakeren og arbeidet som utføres gjennom dagen, sammenlignet med arbeid på en ordinær arbeidsplass. Det er derfor viktig at den skriftlige avtalen tydeliggjør hvilke forventinger som stilles til både tidsmessig tilstedeværelse og tilgjengelighet på hjemmekontoret. For mange arbeidsgivere vil det være i orden med en viss fleksibilitet, så lenge arbeidet blir utført. Det er uansett viktig at den skriftlige avtalen klargjør forventningene som stilles til arbeidstaker.
Forslaget stiller også krav til at avtalen skal omfatte bestemmelser om eiendomsrett, drift og vedlikehold av utstyr. I arbeidsforhold der det gjelder spesielle krav til saksbehandling, taushetsplikt og håndteringen av dokumenter, skal avtalen ha bestemmelser om dette.
Arbeidsgivers plikt til å sørge for forsvarlige arbeidsforhold
Videre er arbeidsgivere forpliktet til å forsikre seg om at arbeidsforholdene på hjemmekontor er «forsvarlige». Dette er en presisering av at arbeidsgiveres plikt til å sørge for at arbeidsstedet, arbeidsutstyret og innemiljøet ikke medfører uheldige fysiske belastninger og at det psykososiale arbeidsmiljøet ivaretas, også gjelder for arbeid på hjemmekontor.
For arbeidsgivere er det viktig å være oppmerksomme på disse kravene, ettersom det i praksis vil være vanskeligere å fange opp eventuelle avvik enn ved arbeid på arbeidsgivernes kontorer. Arbeidsgivere bør derfor utarbeide hensiktsmessige rutiner for oppfølging av arbeidsforholdene overfor den enkelte ansatte som arbeider fra hjemmekontor. Et spørsmål som samtidig er uavklart, er i hvilken utstrekning arbeidsgivere på bakgrunn av den alminnelige styringsretten i arbeidsforhold, har adgang til å legge seg opp i fysiske arbeidsforhold i private hjem.
Advokathuset Justisia har ekspertise innen arbeidsrett og står klare til å bistå arbeidsgivere med utarbeidelse av nødvendige skriftlige avtaler med arbeidstakere som helt eller delvis skal jobbe fra hjemmekontor.